Zeiten erfassen im Vorbeigehen – mit dem Zeiterfassungssystem von INCA

Die händische Erfassung und Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter erzeugt bei zunehmender Unternehmensgröße einen stetig wachsenden Verwaltungsaufwand. Mitarbeiter müssen Stundenzettel schreiben und fristgerecht einreichen. Vorgesetzte müssen diese kontrollieren und die Buchhaltung tippt sie nicht selten ab, um sie für die Lohnberechnung weiterverarbeiten zu können. Heute möchten wir Ihnen die Zeiterfassung der Marke INCA vorstellen, mit der Sie alle diese Tätigkeiten automatisieren und damit viel Zeit, Geld und Nerven sparen können.

Die Zeiterfassungssoftware INCA IDICS ist eine mandantenfähige Serversoftware aus Sachsen, die auf die Anwendung bei mittelständischen Unternehmen ab 40 Mitarbeitern optimiert ist. Sie bietet aber auch die Möglichkeit, mehrere Standorte in unterschiedlichen Regionen und sogar mehrere Unternehmen in einem System zu verwalten. Dabei bietet die Software alle Features, die man für die Berechnung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter benötigt:

  • Beliebig konfigurierbare Arbeitszeitmodelle
  • Abbilden von Schichten und Gleitzeitregelungen
  • Flexible Berechnung von Zeitkonten
  • Schnittstellen zu Datev, Addison und anderen Lohnbuchhaltungssystemen
  • Abwesenheitsplanung mit Urlaubsbeantragung durch Mitarbeiter
  • Zuordnung von Zeiten zu Provisionsträgern (Aufträge, Kunden, Baustellen usw.)

Mit der INCA-Lösung können Sie für einzelne Mitarbeiter zwischen unterschiedlichen Methoden bzw. Geräten zur Erfassung wählen. Am bekanntesten ist sicherlich die sog. Stempeluhr, ein Terminal, das heutzutage mit einem Farb-Touchdisplay ausgestattet ist und Buchungen offline speichert. Die Mitarbeiter identifizieren sich mittels RFID-Transponder oder -Karte am Gerät und können anschließend Kommen, Gehen oder einen Dienstgang buchen. Dieser Vorgang dauert nur wenige Sekunden und geschieht sozusagen im Vorbeigehen. Auch die Anzeige von Salden (z.B. aktueller Überstundensaldo, offene Urlaubstage usw.) sowie die Korrektur vergessener Buchungen sind möglich.

Wer es etwas sicherer wünscht, der bedient das Zeiterfassungsterminal nicht mit RFID-Transpondern, sondern identifiziert sich mittels Handvenenerkennung. Dieses biometrische Verfahren durchleuchtet die Hände der Mitarbeiter und identifiziert diese anhand ihres Venenmusters eindeutig, berührungslos und sicher.

Auch an die mobil arbeitenden Mitarbeiter ist gedacht. Hier bietet das System zwei Möglichkeiten. Zum einen gibt es eine mobil optimierte Weboberfläche, über die sich Mitarbeiter mit ihrem Smartphone oder am PC einloggen und ihre Buchungen vornehmen können. Diese Anwendungen sind perfekt geeignet für Außendienstmitarbeiter, Monteure mit Smartphone oder Tablet und Personen im Homeoffice. Für die mobile Erfassung von mehreren Personen an einem Gerät gibt es zudem ein mobiles Zeiterfassungsterminal. Hier identifizieren sich die Mitarbeiter mittels RFID-Transponder. Die Buchung wird vom Terminal über Mobilfunk direkt an die Zeiterfassungssoftware übermittelt. Da das Gerät weder Netzwerkanschluss noch Strom benötigt, ist es perfekt geeignet für die Erfassung auf Monteursfahrzeugen, direkt auf Baustellen oder in stetig wechselnden Kundenumgebungen.

Haben Sie noch weitere Fragen zum Thema Zeiterfassung oder wünschen eine Beratung?

Dann stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.